Reglement

1. Algemeen

Dit reglement geldt voor alle deelnemers aan het dronekamp voor jongeren van 14 tot en met 16 jaar. Door deelname verklaren zowel de deelnemer als de ouders/voogd zich akkoord met dit reglement.
Het doel van het kamp is jongeren op een veilige, leerrijke en leuke manier kennis te laten maken met drones, technologie en luchtvaart.

2. Deelnamevoorwaarden

• De deelnemer is minstens 14 en maximum 16 jaar in het jaar dat het kamp plaats vindt.
• Een toestemming van ouders of wettelijke voogd is verplicht. De betaling van het kamp door de ouders of voogd geldt als toestemming.
• Medische informatie en noodcontactgegevens moeten vooraf volledig worden ingevuld.
• De deelnemer is verzekerd via de organisatie tijdens de kampactiviteiten.

3. Veiligheid

• De instructies van monitoren en drone-instructeurs moeten altijd onmiddellijk worden opgevolgd.
• Vliegen met drones mag uitsluitend onder toezicht van een monitor of drone-instructeur.
• Wenst men te vliegen met een drone zonder guards , dan worden de propellers ter beschikking gesteld door een monitor of drone-instructeur.
• Het is verboden om zelfstandig drones te bedienen buiten de voorziene activiteiten.
• De dronepiloot en eventuele assistent dragen steeds een geel fluorescerend jasje en pet.
• Tijdens dronevluchten is het verboden smartphones te gebruiken en dient men de vluchten te volgen als betrokken persoon.
• Lipo batterijen worden steeds opgeladen buiten de gebouwen.
• Opgeladen batterijen worden steeds opgeslagen in de voorziene lipo-bags.
• Alle batterijen worden op het einde van de kampdag meegenomen door een monitor of drone-instructeur.
• Drones mogen nooit bewust gericht worden op personen, dieren of gebouwen.

De organisatie volgt steeds de geldende Belgische en Europese dronewetgeving.

4. Gedrag

• Respect voor medekampers, monitoren, materiaal en infrastructuur is verplicht.
• Pesten, discriminatie, agressie of ongepast gedrag worden niet getolereerd.
• Elke deelnemer draagt zorg voor het ter beschikking gestelde materiaal.
• Smartphones mogen enkel gebruikt worden op afgesproken tijdstippen.

5. Gebruik van Materiaal

• Alle drones, controllers en accessoires blijven eigendom van de organisatie.
• Opzettelijke beschadiging wordt verhaald op de ouders of voogd.
• Defecten of schade moeten onmiddellijk gemeld worden aan een monitor of drone-instructeur. .

6. Privacy en Beeldmateriaal

• Het maken van foto's of video's met drones gebeurt uitsluitend in opdracht van de monitor of drone-instructeur.
• Beelden van andere deelnemers mogen niet zonder toestemming gedeeld worden.
• De organisatie kan sfeerbeelden maken voor promotionele doeleinden, tenzij ouders hier schriftelijk bezwaar tegen maken.

7. Gezondheid

• Medicatie wordt gemeld bij aanvang van het kamp.
• Alcohol, drugs, energiedranken en andere verboden middelen zijn strikt verboden.
• Roken en vapen zijn niet toegestaan.

8. Sancties

Bij overtreding van dit reglement kunnen volgende maatregelen worden genomen:

• Mondelinge waarschuwing
• Tijdelijke uitsluiting van een activiteit
• Contact met ouders of voogd
• Definitieve uitsluiting van het kamp zonder terugbetaling bij ernstige of herhaalde overtredingen

9. Aansprakelijkheid

• De organisatie is niet verantwoordelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke bezittingen.
• Deelnemers zijn aansprakelijk voor opzettelijke schade aan materiaal of infrastructuur.

10. Annulatievoorwaarden

Annulatie door de deelnemer

• Bij annulatie meer dan 30 kalenderdagen voor de start van het kamp wordt het volledige inschrijvingsgeld terugbetaald, verminderd met een administratieve kost van €25.
• Bij annulatie tussen 30 en 14 kalenderdagen voor aanvang wordt 50% van het inschrijvingsgeld terugbetaald.
• Bij annulatie minder dan 14 kalenderdagen voor de start van het kamp is geen terugbetaling mogelijk.

Uitzonderingen

• Bij annulatie wegens ziekte of ongeval van de deelnemer kan, mits voorlegging van een geldig medisch attest, het inschrijvingsgeld geheel of gedeeltelijk worden terugbetaald, na aftrek van reeds gemaakte kosten.
• In uitzonderlijke omstandigheden beslist de organisatie autonoom over een eventuele terugbetaling.

Annulatie door de organisatie

• Indien het kamp door de organisatie wordt geannuleerd (bijvoorbeeld wegens overmacht, onvoldoende inschrijvingen of veiligheidsredenen), wordt het volledige inschrijvingsgeld terugbetaald.
• Minimum zijn 12 deelnemers nodig om een kamp te laten doorgaan.
• De organisatie is niet aansprakelijk voor bijkomende kosten die voortvloeien uit deze annulatie..

Vroegtijdig vertrek

• Bij vrijwillig vroegtijdig vertrek van de deelnemer tijdens het kamp is geen terugbetaling mogelijk.
• Bij uitsluiting wegens overtreding van het kampreglement wordt geen terugbetaling verleend.

11. Tegemoetkoming van de Mutualiteit

• Deelnemers kunnen, afhankelijk van hun ziekenfonds, in aanmerking komen voor een gedeeltelijke terugbetaling van het inschrijvingsgeld.
• Na afloop van het kamp bezorgt de organisatie op verzoek het nodige attest of vult zij het formulier van de mutualiteit in.
• Het aanvraagformulier dient door de ouders of wettelijke voogd zelf aan hun mutualiteit te worden bezorgd.
• De hoogte van de tegemoetkoming wordt bepaald door de mutualiteit van de deelnemer.

12. Integriteitsverklaring

Deze integriteitsverklaring heeft als doel een veilige, respectvolle en professionele omgeving te waarborgen voor alle deelnemers aan de activiteiten georganiseerd door Flanders Drone Center.
Alle medewerkers, lesgevers, vrijwilligers en andere betrokkenen verbinden zich ertoe onderstaande principes na te leven.

• Respectvolle omgang
  Ik behandel alle jongeren met respect, ongeacht hun geslacht, afkomst, geloof, seksuele geaardheid, beperking of persoonlijke overtuigingen.
  Ik onthoud mij van elke vorm van discriminatie, intimidatie, pesterijen, verbaal geweld of ongepast gedrag.
• Veiligheid van jongeren
  Ik stel de fysieke en psychologische veiligheid van jongeren steeds voorop.
  Ik neem geen enkel risico dat de veiligheid van deelnemers in gevaar kan brengen tijdens dronevluchten, workshops, verplaatsingen of andere activiteiten.
  Ik respecteer alle veiligheidsvoorschriften en wettelijke bepalingen met betrekking tot dronegebruik.
• Professionele grenzen
  Ik onderhoud steeds een professionele relatie met deelnemers.
  Ik vermijd situaties die kunnen leiden tot belangenvermenging, ongepaste vertrouwelijkheid of misbruik van gezag.
  Persoonlijke contacten buiten de activiteiten gebeuren enkel wanneer dit functioneel en transparant is.
• Bescherming tegen grensoverschrijdend gedrag
  Ik stel geen fysiek, verbaal, digitaal of seksueel grensoverschrijdend gedrag.
  Ik meld onmiddellijk elke vorm van vermoedelijk misbruik, verwaarlozing, intimidatie of grensoverschrijdend gedrag volgens de interne meldprocedure van de organisatie.
• Privacy en gegevensbescherming
  Ik behandel persoonsgegevens van deelnemers vertrouwelijk en conform de geldende privacywetgeving (AVG/GDPR).
  Foto’s, video’s of dronebeelden waarop deelnemers herkenbaar zijn, worden enkel gemaakt en gebruikt volgens de afspraken en toestemmingen van de organisatie.
• Verantwoord gebruik van drones
  Ik gebruik drones uitsluitend voor educatieve, recreatieve en veilige doeleinden binnen het kader van het kamp.
  Ik respecteer de geldende luchtvaartregelgeving, veiligheidsafstanden, no-flyzones en instructies van bevoegde instanties.
  Ik stimuleer jongeren om drones op een verantwoorde, ethische en wettige manier te gebruiken.
• Meldingsplicht
  Indien ik kennis krijg van situaties die de veiligheid, gezondheid of integriteit van deelnemers kunnen schaden, meld ik dit onmiddellijk aan de verantwoordelijke kampcoördinator of aangewezen vertrouwenspersoon.
• Verklaring
  Door deze verklaring te ondertekenen bevestig ik dat ik de inhoud heb gelezen, begrepen en zal naleven tijdens mijn betrokkenheid bij de dronekampen van Flanders Drone Center.

Callewaert Franky
Organisator / Aanspreekpunt Integriteit
info@flandersdronecenter.be
0032 475 77 29 60
4 juni 2026

13. Slotbepalingen

• In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de kampverantwoordelijke.
• De beslissingen van de organisatie zijn bindend.